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公文校对管理系统

 

公文校对管理的应用说明
公文是在行政管理过程中所形成的具有法定约束力和规范体式的公务文书,是依法行政和进行公务活动的重要工具。公文办理是办公室的重要工作内容,必须坚持实事求是、精简高效的原则,及时、准确、安全地做好办理、管理、整理、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
公文校对管理的实践依据
一般单位对于公文校对工作是由人工完成文种校对、格式校对、词句校对等,对于公文量大的单位,仍采用人工校对,手动修改的方式会使得发文人员、审核人员工作极其繁巨,占用大量工作时间,效率不高。而且人工校对方式也很难保证校对的覆盖率和校对的准确性。特别是一些紧急重要的公文,易出现疏漏,造成不良影响。
本“公文校对管理系统”,是为进一步提升公文管理工作的标准化水平,使公文处理更加严谨、细致,充分发挥公文在企业优化管理流程、提高管理效率、促进科学决策等生产管理和经济事务活动的重要作用。
本系统实施的目标就是,利用先进的公文校对计算技术,对公文的文种应用、公文格式、中英文词句、敏感词语、标点、数字、科技计量、引文规范、重句以及专业词汇等方面进行自动识别,并对错误的地方进行提示。不仅可以提高公文的准确性,也可以降低工作的强度。同时可以利用查询统计分析功能,对公文中出现的错误进行科学分析。具体目标如下:
 能够很好嵌入到WPS中,同时满足WPS各个版本。
能够与OA系统完美结合,使用方便。
 能够自动识别公文文种、公文格式是否使用正确。
能够精确校对各类字词、数字、标点等错误。
拥有超大规模的错误规则数据库和海量词条数的专业词库。
校对后自动生成错误词条的修改建议,方便修改。
允许用户自定义错词库、修改建议库,量身打造校对标准。
支持批量校对、成批查找,提高工作效率。
 提供强大的统计分析功能,可以按照公文类型、错误类型进行精确统计,也可以按照单位、部门、职位进行综合统计。

处理流程



功能组成
  1) 一键校对
   开始校对当前打开的文件,或校对选定的文字区域。
  2) 单项校对
   对某一方面内容,进行单独校对,例如标点、数字、重句等。
   文种校对:校对文种选择是否正确。
   标点校对:校对文件中的标点是否正确。
   科技计量校对:校对文件中的计量符号是否正确。
   结构层次校对:校对文件中的结构层次序数是否使用正确。
   领导人校对:校对文件中的领导人姓名输入和级别排序是否正确。
   职务校对:校对文件中领导与职务是否匹配正确。
   附件校对:校对文件中,是否正确挂接附件。
  3) 错误处定位
   可方便快捷地找到校对后提示的错误,进行修改。
  4) 修改建议
   系统对该处错误提出修改建议,供用户参考。
  5) 添加新词
   将指定的词作为新词添加到用户词库中。
  6) 处理标记
   文件校对后,系统会以颜色标记出错误,并根据错误类型以不同颜色进行标记显示。
  7) 处理标记功能包括
   清除所有标记、清除当前标记。
  8) 生成勘误表
   文件校对后,可生成一个包含所有错误信息的勘误表文件。
  9) 查询统计分析
   查询一个或多个公文中错误信息。
   按照单位、部门、机构、人员等条件,查询错误信息。
   对一个或多个指定的文件,进行错误信息统计。
   对指定的单位、部门、机构、人员范围内的公文错误信息进行综合统计。
  10) 设置校对范围
   用户可根据公文内容,选择校对的范围和角度。校对范围包括:文种校对、格式校对、格式内容校对、标点校对、科技计量校对、重句校对、领导人排序校对、职务校对、选择专业词库、挂接用户库。
  11) 挂接行业专业词库
   系统提供针对行业的专业词库,为校对含专业性内容的公文提供最佳的校对效果。系统除提供行业专业词库外,还额外提供19大类70余个其他专业词库,供用户选择使用。
  12) 各类词库维护
   系统将提供多个类型词库,供用户自行维护。用户可以根据实际需求不断完善修改各类词库,保证校对效果。
   修改词库:系统提供自定义词库功能,可以帮助用户根据需要不断完善各类型词库,以保证校对效果。
   错词库:用户可以自行定义新的中文错误和英文错误词语加入错词库。以后校对时,如发现此词将被标记为错误。从而丰富系统的错词库,提升校对能力。同时,用户也可以对错词库中的词语进行修改和删除。
   新词库:用户可以自行定义新的中文和英文词语加入新词库。以后校对时,如发现此词将被认为正确。从而满足日益增长的中英文词汇,丰富系统的词汇库,提升校对能力。同时,用户也可以对新词库中的词语进行修改和删除。
   重点词库:用户可以自行定义重点词语,将需要特别关注的词语收录其中,保证校对时准确性。
   职务词库:用户可以自行定义本单位领导与相应职务的搭配,一方面可以满足由于工作调动,领导的职务变更。另一方面也可以防止错误输入领导职务。
   建议库:用户可以自行添加错误修改建议,方便将不易校对错误和较难修改的错误记录下来,保证以后校对的准确性和自动修改的准确性。
   领导人库:用户可以在此进行领导人姓名的编辑和排位顺序的设定,保证公文的严谨性。
  13) 标记设置
   校对后,错误处按照不同错误类型以不同颜色进行显示。
  14) 知识库查询
   系统将提供行政区划表、计量单位表、国内电话区号及邮编等大量辅助内容供用户查询使用。

 

 

 

 

 

 
   
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